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Mittelständische Unternehmen stehen heutzutage vor der Herausforderung, sich erfolgreich zu digitalisieren und gleichzeitig die Vorteile von New Work zu nutzen. Dies beinhaltet unter anderem die Umstellung auf mobile Arbeitsplätze und das Arbeiten im digitalen Home Office. Um diese Strategie erfolgreich umsetzen zu können, ist ein leistungsstarkes DMS die Grundlage. Wir unterstützen Mittelständler dabei, mit unserer DMS-Beratung, dem Change Management und dem Lean Management erfolgreich in die Zukunft zu investieren. Unser Angebot rund um Digitalisierungsberatung: DMS-Beratung für Mittelständler: Die DMS-Beratung ist ein wesentlicher Baustein, um die Digitalisierung erfolgreich zu gestalten. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Unternehmensprozesse mit unserer DMS-Software optimal abzubilden und somit effizienter zu gestalten. Zudem begleiten wir Sie beim Change Management und der Einführung der Software. Auch nach dem Go Live sind wir für Sie da und übernehmen den Support sowie die Weiterentwicklung des Systems. So können Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und dieses weiter ausbauen. DMS-Software für Mittelständler. Entsprechende DMS-Software ist in der Lage, Ihre Unternehmensprozesse zu unterstützen. Die Software-Lösungen sind modular aufgebaut und werden individuell an Ihren Bedarf angepasst werden. Die Digitalisierungs- und Mittelstands-Beratung ist ein weiterer wesentlicher Baustein unserer Leistungen. Wir begleiten Sie bei der Digitalisierung und helfen Ihnen dabei, die Prozesse in Ihrem Unternehmen effizienter zu gestalten. Zudem unterstützen wir Sie dabei, den Weg in die Zukunft erfolgreich zu meistern. Wir begleiten Sie beim Change Management, Lean Management und Prozessoptimierung durch die Digitalisierung Ihrer Unternehmensabläufe und übernehmen den Support sowie die Weiterentwicklung des Systems nach dem Go Live.

1. Einleitung

Mittelständische Unternehmen in Deutschland stehen vor einer großen Herausforderung in der Digitalisierung: Sie müssen sich in einem immer stärker globalisierten und digitalisierten Markt behaupten. Dabei können sie von einem DMS, einem digitalen Managementsystem, profitieren. Doch was genau ist ein DMS und welche Funktionen sollte es bieten? In diesem Blogpost werden wir diese Fragen beantworten und mittelständischen Unternehmen zeigen, wie sie die Digitalisierung voranbringen können.

2. Was ist ein DMS?

Ein DMS ist ein computergestütztes System zur Verwaltung von Dokumenten. Dokumente können dabei unterschiedliche Formate haben, zum Beispiel PDFs, Word-Dokumente oder Bilder. Ein DMS hilft Unternehmen, ihre Dokumente zu organisieren und zu verwalten. So können zum Beispiel bestimmte Dokumente versioniert werden oder mit Stichwörtern versehen werden, sodass sie leichter wiederzufinden sind. Darüber hinaus bietet ein DMS die Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten und gemeinsam mit anderen Nutzern zu teilen.

3. Wie können mittelständische Unternehmen vom Einsatz eines DMS profitieren?

Der Einsatz eines DMS kann für mittelständische Unternehmen sehr vorteilhaft sein. Zum einen kann das System dabei helfen, die Effizienz im Umgang mit Dokumenten zu steigern. So müssen beispielsweise nicht mehr mühsam Papierdokumente abgeheftet und archiviert werden, sondern sie können digital abgespeichert und jederzeit wiedergefunden werden. Zum anderen erleichtert ein DMS den Austausch von Informationen innerhalb des Unternehmens.

So können beispielsweise Mitarbeiter an verschiedenen Standorten gemeinsam an einem Dokument arbeiten oder es können Kundendaten schnell und einfach an die Verkaufsabteilung weitergegeben werden. Darüber hinaus bietet ein DMS die Möglichkeit, auf externe Datenbanken zuzugreifen und so die Arbeit noch weiter zu vereinfachen und zu beschleunigen.

4. Welche Funktionen sollte ein DMS bieten?

Um den hohen Ansprüchen der mittelständischen Unternehmen gerecht zu werden, sollte ein DMS folgende Funktionen bieten: Zunächst sollte das System intuitiv bedienbar sein und eine einfache Integration in bestehende Systeme ermöglichen. Darüber hinaus sollte es verschiedene Sicherheitsfunktionen bieten, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Auch die Suche nach bestimmten Dokumenten sollte so einfach wie möglich sein, beispielsweise über Stichwörter oder Suchbegriffe.

Die Bearbeitung von Dokumenten sollte gemeinsam mit anderen Nutzern möglich sein, sodass auch externe Mitarbeiter oder Kunden an der Bearbeitung beteiligt werden können. Zuletzt sollte das System regelmäßig aktualisiert werden, um immer auf dem neuesten Stand der Technik zu sein.

5. Wie können mittelständische Unternehmen die Digitalisierung voranbringen?

Der Einsatz eines DMS ist nur eine Möglichkeit, um die Digitalisierung voranzutreiben. Mittelständische Unternehmen können jedoch noch weitere Schritte unternehmen, um in der digitalisierten Welt erfolgreich zu sein: Zunächst ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren. Hierzu können verschiedene Tools genutzt werden, beispielsweise digitale Workflows oder elektronische Signaturen.

Auch die Kommunikation sollte digitalisiert werden, beispielsweise durch den Einsatz von Chatbots oder VoIP-Telefonie. Mittelständische Unternehmen sollten außerdem ihr Angebot im Internet präsentieren und auch Verkäufe online anbieten. Zuletzt ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter für die Digitalisierung sensibilisieren und ihnen entsprechendes Training anbieten, damit sie mit den neuen Tools und Prozessen vertraut sind und diese effektiv nutzen könnnen.

6. Fazit

Mittelständische Unternehmen in Deutschland stehen vor große Herausforderung im globalisiertem und digitalisiertem Marktumfeld. Um in diesem Umfeld erfolgreich zu sein, kann der Einsatz von digitalem Management System (DMS) sehr vorteilhaft sein. Ein gutes DMS sollte intuitiv bedienbar sein, verschiedene Sicherheitsfunktion bietet sowie regelmäßig aktualisiert wird. Neben dem Einsatz von DMS ist es auch ratsam Prozesse digitalisieren, Kommunikation digitalisieren sowie Angebot online präsentieren um im digitalisiertem Markt erfolgreich zu sein.

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